Miten yhteistyö suunnittelutoimiston kanssa toimii?
Valtaosalle asiakkaistamme mekaniikkasuunnittelu- ja tuotekehityspalveluiden hankkiminen on jo hyvinkin tuttua kauraa, mutta aina aika ajoin saamme asiakkaaksemme henkilöitä tai yrityksiä, jotka ovat ostamassa tämän tyyppisiä palveluita ensimmäistä kertaa. Tässä blogitekstissä avaamme, miten yhteistyö suunnittelutoimiston kanssa käytännössä toimii ja millainen rooli asiakkaalla siinä yleensä on.
Tarjoamme suunnittelupalveluita karkeasti jaoteltuna kahdella eri toimintamallilla: in-house-tyyppisesti ja resurssivuokraustyyppisesti. In-house-tyyppinen yhteistyö soveltuu tilanteisiin, joissa asiakas haluaa ulkoistaa meille koko tuotekehitysprojektin tai sen tietyn osakokonaisuuden, kuten mekaniikkasuunnittelun tai teknisen dokumentoinnin. In-house-mallissa suunnittelijat työskentelevät Optotecin tiloissa ja välineillä, ja projektinjohtovastuu on Optotecillä. Resurssivuokraustyyppisessä yhteistyössä puolestaan vuokraamme asiakasyritykselle mekaniikkasuunnittelijoita lisä-/täydennysresursseiksi. Vuokrasuunnittelijat työskentelevät tyypillisesti asiakasyrityksen tiloissa ja välineillä, osana asiakkaan omaa tuotekehitystiimiä. Koronan myötä yleistynyt etä- ja hybridityö on kuitenkin hämärtänyt rajaa näiden toimintamallien välillä siten, että vuokrasuunnittelijat eivät välttämättä työskentele enää fyysisesti asiakkaan tiloissa.
In-house-tyyppinen yhteistyö
In-house-tyyppinen yhteistyö käynnistyy tyypillisesti siten, että asiakas ottaa meihin yhteyttä, kun hänellä tulee tarve tuotekehityspalveluille. Voidaksemme tehdä asiakkaalle tarjouksen palveluistamme meidän tulee ensin kartoittaa riittävän tarkasti, mitä mahdollinen projekti käytännössä tulee pitämään sisällään ja mitä sen tuloksena on tarkoitus syntyä. Hyvin usein tämä merkitsee sitä, että järjestämme live- tai Teams-palaverin, jossa käydään läpi tarjouksen tekemisen kannalta olennaiset projektiin liittyvät asiat. Saatuamme tarjouksen tekemiseen tarvittavat tiedot kasaan, toimitamme tarjouksen asiakkaalle. Asiakkaan hyväksyessä tarjouksen toimitamme asiakkaalle tilausvahvistuksen ja sovimme ajan projektin aloituspalaverille.
Projektin aloituspalaverissa sovitaan projektiin liittyvistä käytännön asioista, kuten aikatauluista sekä katselmointi-, viestintä- ja raportointikäytännöistä. Asiakkaan kanssa voidaan esimerkiksi määrittää projektille tietyt etapit, joiden valmistuessa järjestetään tuotosten katselmointipalaveri. Katselmointipalaverien lisäksi määritetään, kuinka usein projektiin liittyen on tarpeen järjestää palavereja asiakkaan ja Optotecin suunnittelijan tai suunnittelijatiimin kesken. Aloituspalaverissa määritetään myös projektille ensisijaiset yhteyshenkilöt sekä asiakkaan että Optotecin suunnalta, jotta viestintä sujuisi mahdollisimman mutkattomasti eikä informaatiokatkoksia pääsisi syntymään.
Aloituspalaverin jälkeen Optotecin suunnittelija tai suunnittelijatiimi alkaa työstää osuuttaan sovitun mukaisesti. Tuntihintaiseen laskutukseen perustuvissa projekteissa laskutamme asiakasta kuukausittain toteutuneiden tuntien mukaisesti, ja kiinteähintaisissa projekteissa sopimuksen mukaan esimerkiksi tiettyjen etappien valmistuttua.
Resurssivuokraustyyppinen yhteistyö
Myös resurssivuokraustyyppinen yhteistyö käynnistyy luonnollisesti asiakkaan tarpeista. Resurssivuokrauspalveluita ostava asiakas tarvitsee sananmukaisesti lisäresursseja omaan tiimiinsä; voi olla, että tiimistä puuttuu tietynlaisella osaamisella varustettu henkilö tai että tiimiin tarvitaan yksinkertaisesti lisäkäsiä. Asiakkaan ilmaistua meille tarpeensa lisäresursseista selvitämme yhdessä asiakkaan kanssa, millainen suunnittelija/-tiimi sopisi parhaiten asiakkaan tarpeisiin.
Tämän jälkeen kartoitamme sisäisesti, kuka tai ketkä suunnittelijoistamme sopisi parhaiten asiakkaan projektiin, ja toimitamme asiakkaalle perustiedot kyseisten suunnittelijoiden osaamisesta esim. niin sanottujen business CV:iden muodossa. Osa asiakkaista valitsee vuokrasuunnittelijan/-suunnittelijatiimin pelkkien perustietojen perusteella; osa haluaa lisäksi haastatella yhden tai useamman tarjotuista suunnittelijoista.
Kun projektiin nimettävä(t) vuokrasuunnittelija(t) on selvillä, teemme asiakkaan kanssa yhteistyösopimuksen, jossa määritellään resurssivuokrauksen tuntihinta, kesto ja muut ehdot, kuten se, työskenteleekö vuokrasuunnittelija(t) asiakkaan vai Optotecin koneella ja/tai ohjelmistolisenssillä.
Sopimuksen tekemisen jälkeen vuokrasuunnittelija(t) siirtyy sovituksi ajaksi osaksi asiakasyrityksen tiimiä, mutta on edelleen työsuhteessa Optoteciin. Optotec laskuttaa asiakasyritystä kuukausittain sopimukseen kirjatun tuntihinnan mukaisesti toteutuneiden työtuntien mukaan. Asiakkaalle toimitetaan kuukausittain laskun yhteydessä tuntiyhteenvedot.
Etätyön yleistyttyä resurssivuokrausprojekteja on hyvällä menestyksellä toteutettu viime vuosina myös hybridimallilla tai jopa täysin etänä. Muualla kuin Oulun seudulla toimivien yritysten kanssa yhteistyömalli on toteutettu esimerkiksi siten, että suunnittelija työskentelee tarvittaessa ensin viikon tai kahden mittaisen perehdytysjakson ajan asiakkaan tiloissa ja sen jälkeen työskentely jatkuu etänä Optotecin toimistolta tai suunnittelijan kotoa käsin. Etätyöskentelyjakson aikainen yhteydenpito asiakkaan ja vuokrasuunnittelijan välillä voidaan sopia asiakkaan toiveiden mukaisesti, esim. siten, että Optotecin suunnittelija raportoi asiakkaalle viikoittain edistymisestään tai osallistuu asiakkaan tuotekehitystiimin palavereihin Teamsin välityksellä.
Tarvitsitpa sitten jonkun hoitamaan koko tuotekehitysprojektin puolestasi tai täydennystä omaan tuotekehitystiimiisi, ota rohkeasti yhteyttä ja kerro meille tarpeistasi, niin pohditaan yhdessä niitä parhaiten palveleva yhteistyömalli.